In Drouwenermond gebeurt elk jaar iets bijzonders. Honderden mensen zetten zich vrijwillig in voor het Boerenrockfestival: een meerdaags evenement met livemuziek, motorsport, crosswedstrijden en een grote festivalcamping. Bekende artiesten als Bökkers, Paul Elstak, Kris Kross Amsterdam en Corry Konings trekken duizenden bezoekers. Maar wat achter de schermen misschien nog indrukwekkender is: de hele organisatie draait op vrijwilligers. Van opbouw tot afwas, van bestuur tot bar.
Deze verrassend grote groep vrijwilligers valt op, zeker nu veel dorpsbelangenverenigingen moeite hebben om nieuwe mensen te betrekken. Besturen draaien vaak op een vaste, kleine groep. Jongeren haken lastig aan, en de druk op de ‘gebruikelijke gezichten’ neemt toe. Ook dorpshuizen zoeken naar manieren om betrokkenheid weer te laten groeien.
Het Boerenrockfestival laat zien dat het ook anders kan. Alles wordt vrijwillig gedaan: ook het coördineren, afstemmen en vergaderen. Veel mensen komen via via binnen, blijven hangen omdat het goed voelt, en krijgen het vertrouwen om dingen op hun eigen manier aan te pakken. De sfeer is open en no-nonsense met een stevige dosis humor en plezier.
Wat maakt dat het daar werkt? En wat kunnen dorpshuizen of dorpsbelangenverenigingen daarvan meenemen? We vroegen het aan Marjon Boiten, organisator Boerenrockfestival en Gruwelijk Fikkie Støken. In het gesprek dat volgt vertelt zij hoe het gegroeid is, wat werkt in de praktijk en wat misschien ook elders kan inspireren. Doe er je voordeel mee! 💪
Een festival draaiende houden lukt alleen met genoeg helpende handen. Bij het Boerenrockfestival werken ze daarom samen met zo’n twintig verenigingen uit de omgeving. Een slimme constructie die loont voor beide partijen.
Hoe werkt de samenwerking met verenigingen uit de buurt?
Zij kunnen iets aan het festival bijdragen, jullie dragen iets bij aan de clubkas van de vereniging. Het lijkt een vorm die goed werkt en misschien ook interessant is voor dorpshuizen, omdat het de lokale verenigingen een impuls kan geven.
Wij werken samen met ongeveer 20 verenigingen die vrijwilligers leveren. De vrijwilligers van de vereniging zijn net als onze eigen vereniging, wij maken hier geen onderscheid in. Verenigingen krijgen een vergoeding/donatie van ons voor iedere persoon per shift. We betalen dus een vast bedrag per shift. Dus hoe meer vrijwilligers hoe groter de donatie.
Hoe begin je met zo’n grote groep vrijwilligers? De organisatie is inmiddels groots opgezet. Maar hoe begon het? Wat waren de eerste stappen in het opbouwen van een vrijwilligersteam?
De eerste stappen zijn inzetten op persoonlijke aandacht. Leer je vrijwilligers persoonlijk kennen en ontdek wat ze kunnen maar ook waar ze minder goed in zijn. Betrek je vrijwilligers waar het kan.
Wat zorgt ervoor dat mensen zich langdurig betrokken voelen? Mensen komen terug, jaar na jaar. Wat houdt dat in stand, denk je?
Ik denk dat wij goed zijn in het luisteren naar onze vrijwilligers en onszelf niet beter voelen dan elke vrijwilliger. De organisatie is plat en wij vinden het belangrijk altijd voor iedereen tijd te hebben. Onze vrijwilligers voelen zich gehoord en er is altijd ruimte voor input. Daarnaast is het ook heel belangrijk dat de innerlijke mens tiptop verzorgd wordt. Wij besteden hier veel aandacht aan en streven naar hoog niveau.
Dick en Koen, al jaren bij ons onze oren en ogen op de festival dagen. Zij hebben de functie van opperbrockers en regelen o.a. de controle van de voertuigen op meegebrachte spullen.
Hoe zorgen jullie dat ook het organiseren zelf – in werkgroepen en vergaderingen – voor mensen behapbaar en leuk blijft? Er moet veel afgestemd worden, maar het blijft vrijwillig. Hoe pak je dat aan zonder dat het voelt als ‘moeten’?
We hebben een groot aantal teams die vrijwel zelfstandig een klein stukje festival uitvoeren op het festival zelf.
Aan de voorkant zijn wij betrokken en ligt de verantwoordelijkheid bij ons… wij moeten ervoor zorgen dat iedereen zijn/haar taak zo goed mogelijk uit kan voeren en het faciliteren aan de voorkant is daarom ook erg belangrijk. Zo wordt het ook behapbaar en te overzien voor de teams.
Daarnaast heeft elk team maar 1 afgebakende taak.
Wat helpt volgens jou bij het aantrekken van nieuwe vrijwilligers? Zijn er momenten of manieren waarop mensen makkelijker instappen? En hoe worden ze ontvangen?
Een gedeelte van onze vrijwilligers komt via de eigen vrijwilliger… familie en vrienden.
Vrijwilligers kunnen zich aanmelden via de website. Na aanmelden krijgen ze een bericht van ons.
We hebben elk jaar 1 of 2 avonden gepland om persoonlijk kennis te maken met onze vrijwilliger er in een gesprek af te stemmen wat ze willen en kunnen. Wij zien alle nieuwe vrijwilligers!
Met name het persoonlijke stuk is hier echt van belang. Ook voor ons is het heel fijn dat we met vrijwilligers persoonlijk kennis kunnen maken.
Welke rol speelt sfeer en vertrouwen in de manier waarop jullie samenwerken? Is dat iets wat bewust gevoed wordt, of ontstaat het vanzelf?
Wij als organisatie zijn heel open en vertellen en delen ook heel veel met onze vrijwilligers.
Sfeer en vertrouwen ontstaat dan eigenlijk vanzelf. Het lukt ook weleens niet met een vrijwilliger en daar zijn we dan ook gewoon open in.
Wij laten ook zien dat we trots zijn op onze vrijwilligers en dan we dankbaar zijn dat ze er zijn… Dit doen we niet omdat het moet maar omdat het ook echt zo is.
Vrijwilligers zijn goud waard en zo respecteren we ze ook.
Wat zou jij dorpsbesturen of dorpshuizen aanraden die het lastig vinden om vrijwilligers te vinden of vast te houden?
Leg je vrijwilligers niet het vuur aan de schenen! Geef ze niet te veel verantwoordelijkheid (dit is vaak waarom vrijwilligers afhaken) maar laat ze vooral doen, uitvoeren en plezier maken.
Zorg goed voor je vrijwilligers… een drankje en een hapje kan echt niet het probleem zijn.
Ik denk dat echt het allerbelangrijkste is dat ze onderdeel van het geheel zijn, zich gehoord voelen en gewoon zichtzelf kunnen zijn.
Plezier in het vrijwilliger zijn moet altijd op 1 staan!
Ik heb zelf ook altijd veel vrijwilligers werk gedaan of doe dit nog.
De meeste vrijwilligers hebben de drijfveer om iets te kunnen betekenen voor hun omgeving of willen graag ergens bij horen waar ze voldoening en plezier uithalen.
Daarom doe je vrijwilligerswerk. Het is belangrijk dat je dat weet en dan kun je daar ook rekening mee houden.
