PR, media en website

“We doen heel veel maar weinig mensen weten dat” is een veel gehoorde uitroep bij dorpsbelangenorganisaties. Ook dorpshuizen kampen er mee dat er veel georganiseerd wordt, maar dat je er soms moeilijk aandacht voor krijgt.

Hoe zorg je ervoor dat je omgeving weet wat je doet, welke successen je boekt en dat mensen enthousiast worden over je organisatie?

In het nieuws komen

Landelijk- en wereldnieuws komt bij kranten binnen via persbureaus. Voor regionaal nieuws hebben kranten hun eigen journalisten én ontvangen ze vele persberichten. Journalisten zoeken nieuws. Ze hebben veel contacten en houden zelf ook onder meer internet en sociale media in de gaten om te zien of er interessante zaken te melden zijn.

Persoonlijk contact

Als vereniging of stichting is het goed te weten wie de contactpersoon voor jouw regio bij de krant is. Bij huis-aan-huis bladen is er vaak één persoon, bij grotere kranten heeft vaak elke regio een eigen verslaggever.

Tip: zoek uit welke verslaggever er voor jou regio is en leg hier contact mee.

Persoonlijk contact werkt het beste. Je kunt dan toelichten waar je mee bezig bent en waarom je onderwerp nieuwswaardig is. Afhankelijk van de hoeveelheid nieuws die voor die dag of week beschikbaar is, maakt de redactie een keuze. Het is dus niet alleen afhankelijk van de nieuwswaarde van je bericht, maar ook van het aanbod of je bericht geplaatst wordt of niet. Als er groot nieuws is, op wereld- of landelijk niveau, is de ruimte voor lokaal nieuws beperkt.

Door het op de hoogte houden van jouw aanspreekpunt bij de krant, vergroot je de kans dat er iets geplaatst wordt. De journalist kan dan ook meedenken over welk moment het meest geschikt is. Waar voor een organisatie bijvoorbeeld de opening van een speeltuin het nieuws is, kan de krant het veel interessanter vinden dat deze speeltuin aangelegd is door vrijwilligers. Een foto van de werkzaamheden maakt meer kans op publicatie dan bijvoorbeeld een wethouder die een lintje knipt.

Tip: zoek vroegtijdig contact met de krant en bespreek wat het meest nieuwswaardige moment is.

Een andere manier om je journalist op de hoogte te houden, is door hem of haar uit te nodigen voor een vergadering. Als je als organisatie geen openbare vergaderingen hebt, is het wellicht een idee om dit te organiseren.

Tip: nodig de krant uit voor een openbare vergadering

Een persbericht

Elke krant ontvangt veel persberichten. Hoe meer er binnenkomen, hoe sneller ze gescreend worden. Daarom is het belangrijk dat de redactie meteen ziet waar je bericht over gaat. In tegenstelling tot bij een brief, val je bij een persbericht met de deur in huis. De kop is in één zin wat het nieuws is en in de eerste alinea vertel je waar het over gaat. Pas daarna licht je het meer toe, vertel je achtergronden en leg je het meer uit. Hoe belangrijker het nieuws, hoe hoger het moet staan.

Tip: begin in het persbericht met het belangrijkste nieuws

Schrijf enthousiast en concreet, maak niet te lange zinnen en maak er een pakkend verhaal van. Zorg ervoor dat het persbericht volledig is. Om te checken of je alles hebt benoemd dat relevant is, kun je denken aan de vier W’s: wie, wat, waar, wanneer, waarom. Ook de hoe-vraag moet in het persbericht beantwoord worden.

Tip: denk aan de vier w’s

Zichtbaar op internet

Zichtbaar zijn op internet, is dat nodig? En zo ja, hoe zorg je daar voor?

Een paar cijfers:

• 94% van de Nederlandse huishoudens heeft een internetaansluiting;
• Eind 2014 had 61% van de Nederlanders een tablet;
• Bijna de helft van de tabletgebruikers is 50 jaar of ouder en de gemiddelde leeftijd stijgt;
• 80% van de Nederlanders heeft een smartphone;
• Meer dan 9 miljoen Nederlanders hebben een facebook-account.

Als je als organisatie gezien wilt worden, moet je eigenlijk op internet zichtbaar zijn. Dat hoeft niet persé met een eigen website; dat kan ook via de sociale media zoals bijvoorbeeld Facebook en Twitter.

Tip: wees vindbaar en zichtbaar op internet!

Om te bepalen waar je zichtbaar zou moeten zijn is het belangrijk je te realiseren dat er een aantal essentiële verschillen tussen een eigen website en Facebook zijn.

• Bij een website ben je helemaal zelf baas over de inhoud, bij Facebook is Facebook eigenaar van de inhoud;
• Als je een website maakt en hebt, zijn daar kosten aan verbonden, FB kan gratis;
• De bezoekers van je website hebben je gezocht, die komen niet vanzelf. Bij FB kom je na ‘likes’ automatisch bij anderen in beeld en zien mensen je zonder dat ze daar op hebben gezocht;
• Je kunt bij een website niet zien wie jouw site hebben bezocht; op FB heb je beter zicht op je bezoekers;
• Een website kun je zelf vormgeven en indelen; bij FB ben je geen baas over de lay-out;
• Een website is erg goed vindbaar in Google, via FB vinden bezoekers je minder snel.

Kies wat past bij je organisatie en vanzelfsprekend levert een mix van website en sociale media maximaal profijt. Eigenlijk is een website onmisbaar om zichtbaar te zijn en te laten zien wat je doet.

 

Het maken van een website

Een website maken is niet zo moeilijk. Er zijn standaard sjablonen en iemand die een beetje handig is, zet zo een website in elkaar. Wat vaak het probleem is met websites die zo ontstaan, is dat ze niet bijgehouden worden, ze niet voldoen een de eisen van deze tijd en dat er geen onderhoud gedaan wordt. Het in zee gaan met een professional lijkt duur, maar onderhoud in techniek, virusscanners en het voorkomen van hacken zijn wel belangrijke aandachtspunten.

Tip: denk na over het onderhoud en de toekomst van de website en waar deze aan moet voldoen.

Gezien de bovengenoemde cijfers van het internetgebruik is het van groot belang dat een website goed benaderbaar is op een tablet of smartphone. Hiervoor moet een site ‘responsive’ zijn. Dat houdt in dat de website zich aanpast aan het apparaat waarop deze bekeken wordt. Je hoeft dan niet handmatig het beeld te vergroten en verkleinen en heen en weer te schuiven om alles te kunnen zien. Een must voor een website in deze tijd!

Tip: maak je website responsive.

Een betrouwbare bouwer die verstand heeft van techniek kan niet alleen tijdens de bouw, maar ook daarna goed advies geven. Welk systeem kies je en wat kan en moet er wel en niet op. Het werkt goed om met een projectgroep(je) te werken met mensen die vanuit verschillende doelgroepen naar de site kijken. Waarvoor komen mensen op onze site? Welke informatie wil ik kwijt? Hoe rubriceren we het? Waar zoeken mensen naar?

Tip: werk met een projectgroep.

Kijk bij anderen wat die doen, verzamel informatie en goede en mooie foto’s en schrijf korte bondige teksten. Denk bij het schrijven aan de doelgroep voor wie je het schrijft en stem daar je stijl op af.

Wanneer je website af is, zorg er voor dat er een redactie is zodat de inhoud en actualiteit niet afhankelijk is van één persoon. Eén persoon is eindredacteur/eindverantwoordelijk. Wil je dat met meerdere mensen doen, wissel elkaar dan bijvoorbeeld per week af. Meerdere eindredacteuren tegelijk zorgt voor onduidelijkheid.

Tip: werk met een redactie en een eindredacteur.

 

Tot slot: wil je aan de slag met een eigen site? De BOKD biedt in samenwerking met WiesWies een Dorpssite aan; een sjabloon speciaal gemaakt voor dorpsbelangenorganisaties en dorpshuizen, aan te passen aan eigen voorkeur en wensen. Kijk op de Dorpssite-pagina van de BOKD.

 

De PDF-versie van dit artikel is hier te downloaden.