Het schrijven van een projectplan

Dorpsbelangenorganisaties en dorpshuizen hebben steeds meer te kampen met hogere kosten en lagere budgetten. Ze zijn daardoor vaker afhankelijk van externe fondsen om de financiering van projecten rond te krijgen. Wie op projectbasis iets wil realiseren, heeft daarvoor een goed projectplan nodig. Ten eerste voor de eigen organisatie om alle facetten goed onder de loep te nemen, maar niet minder belangrijk: fondsen vragen om een projectplan om te beoordelen of zij een financiële bijdrage willen leveren. Hoe je een goed projectplan opstelt lees je in dit artikel.

Een projectplan

In een projectplan beschrijf je je project, waarom je het wilt en welke stappen je doorloopt om je doel te bereiken. Het projectplan voeg je toe als bijlage bij een fondsaanvraag en kun je zo nodig per fonds op een aantal punten aanpassen omdat het ene fonds iets anders wil weten dan het andere fonds. Je basis is het plan dat je voor jezelf maakt. Voordat je begint te schrijven, gaat er uiteraard het één en ander aan planvorming vooraf.
Planvorming

Een organisatie, groep of individu heeft een idee of je organisatie wordt door bijvoorbeeld de gemeente aangespoord tot een bepaalde ontwikkeling die door het dorp wordt opgepakt.

Er ontstaat iets en om het te kunnen realiseren heb je draagvlak en enthousiasme nodig. Dat kun je creëren door bijvoorbeeld een avond te organiseren, het op een jaarvergadering toe te lichten en in je omgeving over de plannen te praten met diverse anderen. Wanneer je wilt polsen hoe je inwoners er tegenaan kijken, kun je ook een enquête houden.

Tip: maak mensen enthousiast en vind draagvlak

Als je aan de slag gaat, zoek dan samenwerking met anderen. Zorg er voor dat je meer kennis en ervaring binnenhaalt en mensen met contacten die wellicht van pas kunnen komen verderop in het traject. Samenwerken levert veel op. Op het gebied van kennis, contacten en ervaring, maar ook voor verbreding van je doelgroep, meer mogelijkheden om te lobbyen en voor de financiering.

Denk aan personen, maar ook aan organisaties! Dorpshuizen, dorpsbelangen, scholen, welzijnsorganisaties, woningbouwcorporaties en natuurlijk de gemeente.

Tip: zoek samenwerking met anderen

Heb je de mensen om je heen verzameld die kunnen bijdragen aan het welslagen van je plan, vorm dan een projectteam of werkgroep waarin de verschillende capaciteiten vertegenwoordigd zijn. Kijk gedurende het proces steeds kritisch naar de samenstelling en neem de vrijheid om hierin te wijzigen. Denk na over de leiding. Kun je dat zelf of is het verstandig een externe procesbegeleider te hebben? Eén van de betrokken organisaties kan hierin wellicht voorzien.

Ga met het projectteam aan de slag en blijf scherp op het verloop. Zorg er voor dat je zelf af en toe afstand neemt en kijkt of het nog zo gaat als je zou willen. Maak een planning en neem ook momenten op waarop je besluit of je door gaat of niet.

Tip: maak een goede planning met daarin go-no-go momenten.

Het financiële plan is ook erg belangrijk. Kijk van te voren naar de indieningsdata voor subsidies. Sommige fondsen behandelen bijvoorbeeld maar twee keer per jaar de aanvragen.

Denk bij het opstellen van het financiële plan en de begroting aan onder meer het benoemen van vrijwilligerswerk, overleg over korting met aannemers en uitvoerders, denk aan crowdfunding en sponsoring voor bepaalde onderdelen, ‘vrienden van’ en kijk bij welke subsidiemogelijkheden je plan wellicht aansluit.

Schrijven
Het is belangrijk dat het projectplan door iemand geschreven wordt die goed kan schrijven. Heb je zelf dat talent niet, schakel dan iemand in die goed de bedoeling en plannen kan beschrijven. Bepaal samen de inhoud, waarbij je rekening houdt met wat voor externen belangrijk is om te weten. Verdiep je voor het schrijven in de voorwaarden en programma’s van subsidieverstrekkers en fondsen.

Tip: zorg dat het plan geschreven wordt door iemand die goed kan schrijven

Als alles op papier staat; laat het dan lezen door je projectgroep of andere betrokkenen om te bepalen of het plan het project goed weergeeft, of het volledig en correct is.

Zorg er voor dat het projectplan een goede beknopte en enthousiaste inleiding bevat en welke organisatie met welke doelen de eigenaar van het project is.

Schrijf in het projectplan uit wat het idee, de achtergrond en de motivatie is, wat er aan draagvlak en haalbaarheid is, hoe je het gaat uitvoeren en licht het financiële deel toe, inclusief projectbegroting, dekkingsplan en exploitatieplan.

Tip: maak het projectplan helder, duidelijk en realistisch. Schrijf enthousiast!

Bijlagen

Om de ontvanger van het projectplan goed te informeren is het verstandig bij het projectplan diverse bijlagen toe te voegen. Je kunt hierbij denken aan je statuten, inschrijving KvK, samenwerkingsverklaringen, aanbevelingsbrieven, intentieverklaringen, offertes, verslagen van bijeenkomsten, bouwtekeningen en inrichtingsplannen.

Voeg niets toe wat geen waarde heeft voor de ontvanger.

Tip: voeg voor de ontvanger interessante bijlagen toe.

Download hier een pfd-versie van dit artikel.